Organizacija konferencije podrazumeva niz aktivnosti koje moraju biti sprovedene kako sa strane autora, tako i sa strane organizatora. Tipični koraci podrazumevaju: prijavu teme, odobravanje prijave teme, slanje pripremlјenog rada, vršenje odgovarajuće anonimne recenzije, slanje prezentacije, tehničku pripremu i druge korake u zavisnosti od specifičnosti konkretnih konferencija (naučnih skupova). Softverska aplikacija Conf.Manager nudi podršku u organizaciji konferencije, odnosno predstavlja intuitivan alat koji će omogućiti jednostavnu proceduru prolaska kroz sve navedene faze, a organizatorima omogućiti jasan pregled stanja u svakom trenutku (upravlјanje rokovima, upravlјanje automatskim obaveštenjima i sl.).
Trenutna verzija aplikacije sadrži sledeće osnovne funkcionalnosti:
1. Prijave teme (rada):
- Temu je moguće prijavlјivati dvojezično (npr. na srpskom i engleskom jeziku);
- Prilikom prijave reda moguće je birati temu i pod-temu rada;
- Prijave studentskih radova i poster prezentacija;
- Prilikom prijave rada moguće je odabrati postojeće autore iz baze korisnika u aplikaciji ili eventualno kreirati novog korisnika aplikacije.
2. Pregled prijava u sistemu:
- Pregled po statusu u kome se prijava nalazi;
- Pregled po temama i pod-temama;
- Pretraga po različitim obeležjima prijave;
- Izvoz podataka o pretraživanim prijavama u Excel datoteku.
- Menadžeri prijave imaju mogućnost za brz pregled stanja svake prijave (npr. broj recenzija, broj datoteka i sl.).
3. Slanje različitih fajlova kroz aplikaciju (radovi, prezentacije i posteri):
- Slanje određenih fajlova vezanih za prijavu kroz aplikaciju u zavisnosti od statusa u kome se nalazi prijava;
- Automatsko generisanja PDF datoteke na osnovu koje se vrši recenziranje rada.
4. Vršenje recenzije teme (davanje mišlјenja na temu):
- Recenzije teme pripremaju članovi programskog odbora;
- Komentare rezimea je moguće vršiti po temama (definisanje mentora teme).
5. Vršenje recenzije rada:
- Recenzije su anonimne i sa strane recenzenta i sa strane autora;
- Dizajn formulara recenzije je podesiv kroz sistem od strane administratora, pri čemu je moguće podesiti da li su polјa vidlјiva autorima, ili samo menadžerima prijave.
6. Vršenje tehničke recenzije rada:
- Dizajn formulara tehničke recenzije je biti podesiv kroz sistem od strane administratora;
7. Davanje pitanja na temu (završna faza pred prezentovanje):
- Pitanja se daju od strane stručnih izvestioca.
8. Administracija prijave:
- Uređivanje recenzenata, tehničkih urednika i stručnih izvestilaca na prijavi;
- Promena statusa u kome se prijava nalazi;
- Evidencija posebnih komentara u vezi prijave za potrebe administratora.
9. Funkcionalnosti za upravlјanje korisničkim nalogom:
- Preuzimanje ličnih podataka i eventualno brisanje korisničkog naloga (zaštita ličnih podataka korisnika);
- Posebne privilegije u sistemu: administrator, član programskog odbora, recenzent, stručni izvestilac i tehnički urednik;
- Definisanje minimalnog seta podataka koji je neophodan da bi registrovan korisnik mogao da bude autor.
10. Ostale funkcionalnosti:
- Pregled svih podataka o registrovanim korisnicima sa mogućnošću izvoza podataka u Excel fajl;
- Slanje automatskih obaveštenja zainteresovanim stranama u postupku prijave teme i tokom prolaska kroz odgovarajuće statuse;
- Izgled automatskih obaveštenja je moguće uređivati;
- Mogućnost pregleda svih E-mail obaveštenja poslatih korisniku;
- Sve promene u vezi sa prijavom se beleže u sistemu (datum i vreme, opis promene i korisnik koji je izvršio promenu);
- Uređivanje tema i pod-tema konferencije u aplikaciji;
- Prikazivanje na srpskom ćiriličnom i latiničnom pismu, kao i na engleskom jeziku (podesivo je koji će od ponuđenih jezika biti dostupan);
- Sve važne rokove (datum i vreme) je moguće definisati kroz aplikaciju (rokovi za prijavu teme, slanje rada, ispravku rada, slanje prezentacije, pripremu recenzije i sl.).
- Visok stepen konfigurabilnosti aplikacije (kroz koje statuse prolazi prijava, postojanje tehničkog urednika i stručnog izvestioca, privilegije programskog odbora).
- Mogućnost davanja relativnih rokovi za recenzije, mogućnost prihvatanja/odbijanja recenzije, mogućnost povlačenje prijave i druge opcije.
Aplikacija se konstantno unapređuje i razvija. Ukoliko ste zainteresovani za korišćenje ovog sistema pišite nam na bbn.pco@gmail.com.
